Pflichtenheft
Ein Pflichtenheft ist ein Dokument, in dem der Auftragnehmer beschreibt, wie und womit er die Anforderungen aus dem Lastenheft des Auftraggebers umsetzen will. Es konkretisiert den Lösungsweg, etwa Funktionen, Schnittstellen, Feldzuordnungen, Fehlerbehandlung, Zeitplan und Abnahmekriterien.
Das Pflichtenheft dient als verbindliche Grundlage für Umsetzung und Abnahme, sobald der Auftraggeber es bestätigt hat. Während das Lastenheft festlegt, was erreicht werden soll, beschreibt das Pflichtenheft, wie es erreicht wird.
Wie prüft ihr ein Pflichtenheft vor der Freigabe?
Prüft ein Pflichtenheft vor der Freigabe Punkt für Punkt gegen euer Lastenheft. Mit der Bestätigung wird es zur verbindlichen Grundlage, spätere Änderungen kosten meist Zeit und Geld.
- Vollständigkeit: Ist jede Anforderung aus dem Lastenheft aufgegriffen und eindeutig beantwortet?
- Abweichungen: Sind Punkte, die anders oder gar nicht umgesetzt werden, klar gekennzeichnet und begründet?
- Abnahmekriterien: Ist für jede Funktion beschrieben, woran ihr die erfolgreiche Umsetzung messt?
- Mitwirkungspflichten: Was müsst ihr selbst liefern, etwa Zugänge, Testdaten oder Ansprechpersonen, und bis wann?
- Änderungsverfahren: Wie werden neue Wünsche während des Projekts bewertet, beauftragt und abgerechnet?
- Fachliche Sicht: Haben die späteren Nutzerinnen und Nutzer geprüft, ob die beschriebenen Abläufe im Alltag funktionieren?
Haltet offene Fragen schriftlich fest und gebt das Pflichtenheft erst frei, wenn sie geklärt sind.
Der Anbieter beschreibt Feldzuordnungen, Schnittstellen und das Verhalten bei Übertragungsfehlern.
Häufige Fragen
Braucht ihr für eine SaaS-Einführung ein Pflichtenheft?
Für eine Standard-SaaS braucht ihr meist kein klassisches Pflichtenheft, weil der Funktionsumfang feststeht. Sinnvoll wird es, sobald Anpassungen, Integrationen oder Datenmigrationen beauftragt werden. Dann beschreibt der Anbieter oder Dienstleister darin, wie Schnittstellen, Feldzuordnungen und Abnahmekriterien umgesetzt werden. Für den Rest genügen Leistungsbeschreibung und Vertrag.
Gibt es eine Norm für das Pflichtenheft?
Ja, die DIN 69901-5 zu Begriffen im Projektmanagement definiert Lastenheft und Pflichtenheft und grenzt sie voneinander ab. Eine verbindliche Gliederung schreibt sie nicht vor. In der Praxis orientieren sich viele Pflichtenhefte an der Struktur des Lastenhefts, damit sich jede Anforderung direkt einer Lösungsbeschreibung zuordnen lässt.
Wie lange dauert die Erstellung eines Pflichtenhefts?
Die Erstellung eines Pflichtenhefts dauert je nach Projektumfang einige Tage bis mehrere Wochen. Den größten Teil der Zeit nehmen Rückfragen zum Lastenheft, Workshops mit Fachbereich und IT sowie die Abstimmung von Schnittstellen ein. Plant zusätzlich Zeit für eure eigene Prüfung und Korrekturschleifen ein, bevor das Projekt startet.
Wer bezahlt das Pflichtenheft?
Wer das Pflichtenheft bezahlt, regelt der Vertrag. Bei größeren Projekten wird es häufig als eigene, vergütete Konzeptphase beauftragt, weil die Erstellung erheblichen Aufwand bedeutet. Bei kleineren Vorhaben ist es oft Teil des Angebots. Klärt vorab, ob ihr das Pflichtenheft auch nutzen dürft, wenn ihr anschließend einen anderen Anbieter beauftragt.