Anforderungskatalog
Was gehört in einen Anforderungskatalog für eine Content-Marketing-Plattform?
Ein Anforderungskatalog legt fest, was eine Software in eurem Ablauf leisten muss, sollte oder kann. Für eine Content-Marketing-Plattform gehören typischerweise Rollen und Freigaben, Redaktions- und Themenplanung, KI-Funktionen mit Prüfschritt, Schnittstellen zu CMS und Bilddatenbank sowie Datenschutz mit Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort hinein. Jede Anforderung ist prüfbar formuliert und als Muss, Soll oder Kann eingestuft. So werden Angebote vergleichbar, und die Geschäftsführung sieht, wofür das Budget steht.
Eine strukturierte, priorisierte Sammlung dessen, was eine Software in eurem Ablauf leisten muss, sollte oder kann.
Warum das für euch zählt
Ohne Anforderungskatalog vergleicht ihr Demos statt Lösungen. Jeder Anbieter zeigt seine Stärken, und am Ende entscheidet der beste Eindruck. Mit Katalog entscheidet ihr anhand eures eigenen Ablaufs. Das verkürzt die Auswahl, macht die Entscheidung gegenüber Geschäftsführung, IT und Einkauf begründbar und verhindert, dass ihr nach einem Jahr wieder wechselt, weil ein entscheidendes Kriterium nie geprüft wurde.
Einordnung
Anforderungen werden möglichst prüfbar formuliert und nach Bedeutung priorisiert, damit Angebote vergleichbar werden. Ein guter Katalog beschreibt, was erreicht werden soll, nicht wie eine bestimmte Software es umsetzt. Dadurch bleibt er herstellerneutral und lässt sich in einer Demo oder einem Test Punkt für Punkt abhaken.
Im Mittelstand ist der Anforderungskatalog oft die schlanke Form des Lastenhefts: kein hundertseitiges Dokument, sondern eine Tabelle mit Anforderung, Priorität, Begründung und Prüfmethode.
Wie erstellt ihr einen Anforderungskatalog in fünf Schritten?
- Ablauf aufnehmen: Zeichnet den heutigen Weg eines Inhalts von der Idee bis zur Veröffentlichung auf und markiert, wo er hängen bleibt.
- Beteiligte einbinden: Fragt Redaktion, Fachabteilungen, IT, Datenschutz und Einkauf nach ihren Anforderungen, bevor ihr Anbieter ansprecht.
- Prüfbar formulieren: Aus „gute Zusammenarbeit“ wird „Kommentare und Freigaben sind je Version nachvollziehbar“.
- Priorisieren: Ordnet jede Anforderung als Muss, Soll oder Kann ein und begrenzt die Muss-Kriterien auf das, was ihr wirklich nicht verhandeln wollt.
- Prüfmethode festlegen: Haltet fest, ob ihr eine Anforderung in der Demo, im Test mit eigenen Inhalten oder über Unterlagen wie den Auftragsverarbeitungsvertrag prüft.
Welche Anforderungen gehören bei Content-Software typischerweise hinein?
- Workflow: Rollen, Status, mehrstufige Freigaben, Fristen und Versionshistorie
- Planung: Themen- und Redaktionsplanung über Kanäle, Marken und Länder hinweg
- KI: Texterstellung mit hinterlegter Markensprache, Quellen- und Faktenprüfung, Kennzeichnung
- Integration: Schnittstellen zu CMS, Bilddatenbank (DAM), Social-Media-Kanälen und Analyse
- Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort, Rollen- und Rechtekonzept, Single Sign-on
- Betrieb: Support in deutscher Sprache, Einarbeitung und Kostenmodell über mehrere Jahre
Anforderungskatalog, Lastenheft, Pflichtenheft: Was ist der Unterschied?
Der Anforderungskatalog sammelt und priorisiert, was eine Lösung leisten soll. Das Lastenheft ist die formale Fassung davon aus Sicht des Auftraggebers und oft Grundlage einer Ausschreibung. Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter: Es beschreibt, wie er die Anforderungen umsetzen will. Für die Auswahl einer Content-Plattform reicht im Mittelstand meist ein gut gepflegter Anforderungskatalog, der zugleich als Lastenheft dient.
Ein Marketingteam schreibt zunächst „einfache Zusammenarbeit mit der Fachabteilung“ in den Katalog. Prüfbar wird die Anforderung erst als Muss-Kriterium: „Die Fachabteilung kommentiert und gibt ohne eigene Volllizenz frei, jede Freigabe ist mit Datum und Version nachvollziehbar.“ In der Demo lässt sich das in wenigen Minuten zeigen, oder eben nicht.
Typische Fehler
- Anbieterfunktionen abschreiben: Wer den Katalog aus einer Produktbroschüre ableitet, bevorzugt unbewusst genau diesen Anbieter.
- Zu viele Muss-Kriterien: Ist alles ein Muss, scheidet jeder Anbieter aus oder keiner. Muss heißt: ohne das kein Vertrag.
- Nicht prüfbar formuliert: „Intuitive Bedienung“ lässt sich nicht abhaken. Beschreibt stattdessen eine Aufgabe, die eine neue Person ohne Schulung erledigen soll.
- IT und Datenschutz zu spät fragen: Fehlende Anforderungen zu Hosting, Auftragsverarbeitung oder Single Sign-on stoppen die Auswahl oft erst kurz vor Vertragsschluss.
Häufige Fragen
Wie viele Muss-Kriterien sind sinnvoll?
So wenige wie möglich. Muss-Kriterien sind Ausschlusskriterien: Erfüllt ein Anbieter eines nicht, scheidet er aus. Bewährt hat sich eine kurze Liste nicht verhandelbarer Punkte, alles andere wird als Soll oder Kann gewichtet.
Welche Datenschutz-Anforderungen gehören in den Katalog?
Mindestens ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO, Angaben zu Serverstandort und Unterauftragsverarbeitern, ein Rollen- und Rechtekonzept sowie eine Regel dazu, ob eingegebene Inhalte zum Training von KI-Modellen genutzt werden.
Wie nutze ich den Anforderungskatalog im Gespräch mit der Geschäftsführung?
Als Begründung der Entscheidung: Er zeigt, welche Probleme im Ablauf gelöst werden sollen, welche Anbieter geprüft wurden und warum einer die Muss-Kriterien erfüllt. Zusammen mit einem Business Case wird aus der Toolfrage eine Investitionsentscheidung.