Die Content-Runde beginnt mit dem Board im Projektmanagement-Tool. 23 Aufgaben stehen auf „In Prüfung“, jede mit Frist, Zuständigkeit und farbiger Markierung. Dann fragt das Produktmanagement, welche Fassung des Whitepapers eigentlich freigegeben ist: die im verlinkten Dokument, die im Anhang mit „final_v4“ im Dateinamen oder die aus dem Kommentar vom Donnerstag.
Niemand kann es sofort sagen. Der LinkedIn-Beitrag zum Whitepaper ist bereits aus einer älteren Fassung entstanden, der Newsletter-Abschnitt aus einer dritten. Das Board ist vollständig gepflegt und beantwortet trotzdem die wichtigste Frage nicht: Welcher Text gilt?
Ein Projektmanagement-Tool wie Asana, Notion, Airtable oder monday.com reicht, solange euer Engpass in Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten liegt: wenige Kanäle, eine Freigabestufe, ein Team unter sich. Eine spezialisierte Content-Marketing-Plattform lohnt sich, wenn der Engpass am Inhalt selbst liegt: Markensprache, KI mit Unternehmenskontext, Freigaben an einer Textfassung, Ausspielung in Kanäle und CMS. Als Arbeitsmodell gilt: Ab zwei überschrittenen Schwellen bei Kanälen, Beteiligten, Freigabestufen, Volumen oder Sprachen solltet ihr eine Plattform testen.
Asana oder eine spezialisierte Content-Marketing-Plattform für unser Team?
Das entscheidet sich daran, wo euer Aufwand entsteht. Liegt er in Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten, ist ein Projektmanagement-Tool wie Asana die wirtschaftlichere Wahl, zumal es oft schon im Haus ist. Liegt er am Inhalt selbst, also beim Erstellen, Prüfen, Ableiten und Ausspielen von Texten, steuert ein Projektmanagement-Tool nur die Hülle um das eigentliche Problem.
Beide Kategorien überschneiden sich an der Oberfläche: Kalender, Status, Kommentare, Zuständigkeiten. Der Unterschied liegt im Gegenstand. Ein Projektmanagement-Tool verwaltet Aufgaben, und ein Inhalt ist dort eine Aufgabe mit Anhang. Eine Content-Plattform verwaltet Inhalte, und eine Aufgabe ist dort ein Schritt im Lebenslauf eines Textes. Aus dieser Verschiebung folgen alle weiteren Unterschiede.
| Merkmal | Projektmanagement-Tool | Content-Plattform |
|---|---|---|
| Gegenstand | Aufgabe mit Frist und Zuständigkeit | Inhalt mit Fassungen, Kanalfassungen und Status |
| Ort des Textes | Meist ein verknüpftes Dokument oder ein Anhang | Im Werkzeug, direkt am Vorgang |
| Freigabe | Die Aufgabe wird freigegeben, teils mit Anmerkungen an Dateien | Eine Fassung des Textes wird freigegeben, mit Verlauf |
| KI | Allgemeine Assistenz mit Kontext aus dem Arbeitsbereich | Erstellung mit hinterlegter Markensprache, Zielgruppen und Prüfkriterien |
| Ausspielung | Über Integrationen oder durch Kopieren | Übergabe an CMS und Kanäle als Teil des Ablaufs |
| Auswertung | Termintreue, Auslastung, offene Aufgaben | Je nach Anbieter zusätzlich Durchlaufzeit und Kennzahlen je Inhalt und Kanal |
| Typische Vertreter | Asana, Notion, Airtable, monday.com, Trello | contentbird*, Scompler, StoryChief, CoSchedule |
Die Frage aus der Überschrift ist deshalb weniger eine Toolfrage als eine Frage nach dem Engpass. Die grundsätzliche Abwägung zwischen einzelnen Werkzeugen und einer Plattform, mit dem Umschlagpunkt bei der Zahl der Übergaben, steht in Einzeltools oder Plattform: wann sich der Wechsel rechnet. Dieser Beitrag konzentriert sich auf den häufigsten Ausgangspunkt: Ein Projektmanagement-Tool ist bereits da, und die Frage lautet, ob es für Content reicht.
Was können Asana, Notion, Airtable und monday.com für Content-Teams?
Mehr, als ihnen oft zugetraut wird. Alle vier bilden einen Redaktionskalender mit Status, Fristen und Zuständigkeiten ab, und alle bieten Automatisierungen, die bei Statuswechseln benachrichtigen oder Vorgänge weiterreichen. Asana kennt Freigaben als eigenen Aufgabentyp, in Notion kann der Entwurf direkt im Kalendereintrag entstehen. Die Unterschiede liegen im Detail und im Tarif.
Die folgende Übersicht gibt ausschließlich wieder, was die Hersteller auf ihren Hilfe- und Produktseiten selbst beschreiben. Sie ist keine Bewertung und keine vollständige Funktionsliste. Trello ist ergänzt, weil es in Suchanfragen nach einem Redaktionskalender häufig mitgenannt wird.
| Werkzeug | Was die Herstellerseiten belegen | Was für Content offen bleibt |
|---|---|---|
| Asana | Vorlage für einen Redaktionskalender mit Kalenderansicht und Feldern für Kanal, Inhaltstyp, Status und Freigabestatus. Freigabe als Aufgabentyp mit den Antworten Freigeben, Änderungen anfordern und Ablehnen. Anmerkungen direkt an PDF- und Bilddateien in bestimmten bezahlten Tarifen. Regeln aus Auslöser und Aktion, etwa für Erinnerungen. | Freigegeben wird die Aufgabe oder eine angehängte Datei. Welche Textfassung gilt, regelt ihr selbst. |
| Notion | Kalenderansicht für Datenbanken mit mindestens einer Datumseigenschaft. Jeder Eintrag ist eine Seite, auf der Briefing und Entwurf liegen können. Notion AI durchsucht Arbeitsbereich und verbundene Apps im Rahmen der Berechtigungen und füllt Datenbankfelder wie Zusammenfassungen, laut Notion in den Tarifen Business und Enterprise. | Freigabestufen mit Fristen und die Ausspielung in Kanäle sind im beschriebenen Redaktionskalender nicht enthalten und werden selbst gebaut. |
| Airtable | Kalender-Element in Oberflächen, das Datensätze mit Datumsfeld zeigt und bei passenden Rechten verschieben lässt. Automatisierungen mit Auslösern wie geändertem Datensatz und Aktionen wie E-Mail, Slack- oder Teams-Nachricht, mit einer je Tarif begrenzten Zahl an Läufen pro Monat. | Datenmodell, Freigabelogik und Oberflächen entwerft und pflegt ihr selbst. |
| monday.com | Vorlage für einen Content-Kalender mit Status je Inhalt, Kalenderansicht, Erinnerungen und Formularen. Automatisierungen, die bei einem Statuswechsel benachrichtigen, Termine verschieben oder Einträge verschieben. Für Freigaben mit Anmerkungen am Dokument, Versionen und Vergleich verweist monday.com auf die Integration mit der App PageProof. | Die Freigabe am Dokument läuft über eine Zusatz-App. Text und Markensprache liegen außerhalb. |
| Trello | Kalenderansicht für Karten und Checklisten mit Datum, laut Atlassian nur in den Tarifen Premium und Enterprise. | Eine eigene Freigabefunktion beschreiben die geprüften Seiten nicht. |
Zwei Punkte verdienen einen genaueren Blick, weil sie in Suchanfragen wie „Asana content approval“ oder „Notion editorial calendar“ regelmäßig auftauchen.
Erstens die Freigabe. In Asana ist eine Freigabe ein Aufgabentyp mit drei Antworten. Anmerkungen lassen sich laut Asana-Hilfe an genaue Stellen in PDF-, PNG-, JPG-, GIF- und BMP-Dateien setzen, und jede Anmerkung wird zu einer Unteraufgabe. Für Grafiken, Anzeigen und gestaltete PDFs ist das ein brauchbarer Prüfweg. Für einen Fachtext, der in drei Runden überarbeitet wird, bleibt offen, welche Textfassung am Ende freigegeben wurde, solange ihr das nicht selbst über Dateien und Namensregeln sicherstellt.
Zweitens der Ort des Textes. Notion unterscheidet sich hier von den übrigen Werkzeugen: Jeder Eintrag in einer Kalender- oder Board-Datenbank ist eine vollständige Seite, auf der Briefing, Gliederung und Entwurf liegen können. Plan und Text sind damit an einem Ort. Was fehlt, sind die Teile, die eine Content-Plattform um den Text herum mitbringt: Freigabestufen mit Fristen, hinterlegte Markensprache als Vorgabe und die Übergabe in Kanäle.
Wo enden Projektmanagement-Tools bei Content?
An den Stellen, an denen es um den Text selbst geht und nicht um die Aufgabe drumherum. Typisch sind sechs Grenzen: Der Inhalt liegt woanders, die Markensprache ist nicht hinterlegt, die KI kennt euren Kontext nur so weit, wie er gepflegt im Arbeitsbereich liegt, die Übergabe in Kanäle und CMS läuft per Hand, Versionen hängen nicht am Text, und die Auswertung zählt Aufgaben statt Inhalte.
| Grenze | Was im Betrieb passiert | Wie ihr sie im PM-Tool abfedert |
|---|---|---|
| 1. Inhalt liegt woanders | Zwischen Aufgabe und Text liegt ein Link, eine Suche oder ein Anhang | Festes Ablageschema und genau ein Link je Aufgabe |
| 2. Keine hinterlegte Markensprache | Jede Person schreibt und prüft nach eigenem Verständnis | Markenleitfaden als verlinkte Seite in jeder Briefing-Vorlage |
| 3. KI ohne verbindlichen Kontext | Entwürfe klingen allgemein, Fachdetails werden ergänzt statt belegt | Gepflegte Wissensseiten, auf die die KI zugreifen darf |
| 4. Übergabe in Kanäle und CMS | Freigegebener Text wird kopiert, Formatierung wird nachgebaut | Integrationen oder Automatisierungsdienste, sofern das CMS sie unterstützt |
| 5. Versionen am Text | Unklar, welche Fassung freigegeben wurde | Freigabe nur an einer benannten Fassung, ältere Fassungen archivieren |
| 6. Content-spezifische Auswertung | Sichtbar sind erledigte Aufgaben, nicht Durchlaufzeit je Inhalt oder Wirkung je Kanal | Eigene Datumsfelder für Start, Freigabe und Veröffentlichung, Auswertung per Export |
Bei der KI hat sich die Lage in den letzten Monaten verschoben, und eine faire Einordnung muss das berücksichtigen. Notion beschreibt, dass Notion AI den Arbeitsbereich und verbundene Apps durchsucht, begrenzt auf das, was die jeweilige Person sehen darf. Asana zeigt in eigenen Beispielen KI-Teammitglieder, die mit Aufgabenbeschreibung, verlinkten Leitfäden und bestehenden Artikeln arbeiten und Entwürfe zur Prüfung vorlegen. Der Kontext ist also vorhanden, wenn ihr ihn pflegt. Der Unterschied zu einer Content-Plattform liegt darin, ob Markensprache, Zielgruppen und Prüfkriterien als feste Vorgaben bei jedem Entwurf greifen oder ob jede Person sie beim Formulieren der Anfrage mitdenken muss.
Dass die Prozessfrage die KI-Frage überlagert, zeigt auch die CMO Spend Survey 2026 von Gartner: Die 401 befragten CMOs stecken 15,3 Prozent ihres Marketingbudgets in KI, aber nur 30 Prozent sehen sich bereit, KI-Fähigkeiten zu skalieren. Wie ihr Markensprache so hinterlegt, dass sie unabhängig von der einzelnen Person greift, beschreibt Markensprache hinterlegen.
Die Übergabe ins CMS ist die Grenze, die im Projektmanagement-Tool am wenigsten auffällt, weil sie nach der letzten Aufgabe passiert. Die Aufgabe ist erledigt, der Text wird kopiert, Zwischenüberschriften, Links und Bildunterschriften werden nachgebaut. Was das je Beitrag kostet und wie es ohne Kopieren geht, steht in Die letzte Meile: freigegebener Content ohne Copy-Paste ins CMS.
Ab wann reicht ein Projektmanagement-Tool nicht mehr?
Wenn mindestens zwei von fünf Schwellen überschritten sind: vier oder mehr Kanäle, zehn oder mehr Beteiligte einschließlich Fachseite, drei oder mehr Freigabestufen, 40 oder mehr Inhalte im Monat, drei oder mehr Sprachen oder Märkte. Ein einzelner Wert rechtfertigt keinen Wechsel. Die Schwellen sind ein Arbeitsmodell aus der Beratungspraxis, keine erhobene Messung.
Hinter jeder Schwelle steht dieselbe Mechanik. Mit jedem zusätzlichen Kanal, jeder weiteren Person und jeder weiteren Freigabestufe wächst die Zahl der Übergaben schneller als die Zahl der Inhalte. Ein Projektmanagement-Tool bildet jede Übergabe als Aufgabe ab und bleibt dabei übersichtlich. Was es nicht abbildet, ist die Beziehung zwischen den Inhalten: welche Kanalfassung aus welcher freigegebenen Fassung stammt und welche Übersetzung nachgezogen werden muss, wenn sich der Ausgangstext ändert.
| Kriterium | PM-Tool reicht | Grenzbereich | Plattform testen |
|---|---|---|---|
| Kanäle je Thema | 1 bis 2 | 3 | ab 4 |
| Beteiligte je Inhalt, einschließlich Fachseite | Team unter sich, bis 5 | 6 bis 9 | ab 10 oder mit externen Freigebenden |
| Freigabestufen | 1 | 2 | ab 3 oder regelmäßig rechtliche Prüfung |
| Inhalte im Monat, Kanalfassungen eingerechnet | bis 15 | 16 bis 39 | ab 40 |
| Sprachen oder Märkte | 1 | 2 mit Übersetzungsdienst | ab 3 |
Zählt Kanalfassungen mit. Ein Fachbeitrag, aus dem ein LinkedIn-Beitrag, ein Newsletter-Abschnitt und eine Fassung für den Vertrieb entstehen, sind für die Schwelle vier Inhalte, nicht einer. Genau diese Ableitungen machen in vielen Teams den Unterschied zwischen 15 und 40 Inhalten im Monat aus.
Die Schwellen schließen an die Einordnung zur Excel-Planung an: Die Tabelle trägt bis etwa fünf Beteiligte, das Projektmanagement-Tool deutlich weiter, solange der Engpass in der Koordination liegt. Bei mehrstufigen Freigaben kommt eine zweite Größe hinzu. In der Studie Inside PR 2026 von Cision nennen 53 Prozent der rund 600 befragten PR-Fachleute langsame Freigaben als Hindernis. Wie ihr Stufen und Fristen unabhängig vom Werkzeug strafft, steht in Freigabeprozesse: warum drei Wochen normal sind und wie ihr sie halbiert.
Wir organisieren unseren Redaktionsplan noch in Excel. Welches Tool hilft?
Das Werkzeug, das euren größten Engpass löst, nicht zwingend das mit den meisten Funktionen. Fehlen Zuständigkeit und Verlauf, hilft ein Projektmanagement-Tool, das ihr oft schon habt. Fehlt die Verbindung zwischen Plan und Text, weil Inhalte in mehreren Kanälen und Sprachen entstehen, überspringt ihr diese Stufe besser und testet direkt eine Content-Plattform.
Von der Tabelle aus gibt es drei sinnvolle Wege, und keiner ist grundsätzlich richtig.
Weg 1: Excel aufräumen. Bei einem bis zwei Kanälen und einem kleinen Team reicht oft eine bessere Tabelle: eine Spalte „Wer ist am Zug“ statt „Status“, eine Zeile je Thema, ein fester gemeinsamer Pflegetermin. Wie das konkret aussieht und woran die Tabelle ab drei Kanälen scheitert, steht in Content-Planung in Excel: woran sie ab drei Kanälen scheitert.
Weg 2: Projektmanagement-Tool mit Vorlagen. Wenn Abstimmung und Fristen euer Engpass sind, löst ein Projektmanagement-Tool drei typische Bruchstellen einer Tabelle: Zuständigkeit, Verlauf und Benachrichtigung. Der Text bleibt im Dokument, der Weg dorthin wird kürzer. Ist das Werkzeug bereits im Haus, entfallen Beschaffung und eine neue Datenschutzprüfung.
Weg 3: Content-Plattform. Wenn euer Aufwand im Erstellen, Ableiten und Wiederfinden von Inhalten liegt, verschiebt ein Projektmanagement-Tool das Problem nur in ein anderes Fenster. Dann lohnt der direkte Test einer Plattform, in der Plan, Text, Freigabe und Ausspielung zusammenhängen.
Unabhängig vom Weg lohnt sich vor dem Umzug ein Blick auf die Planungslogik. Ein Redaktionsplan, der nur Termine verwaltet, wird in jedem Werkzeug zur Liste. Wie ihr vom Terminplan zu einem Plan kommt, der Themen nach Ziel und Wirkung steuert, beschreibt Vom Redaktionsplan zum Themenplan.
Die Beratung Mediamoss beschreibt diesen Unterschied im Fachartikel „Die vier Werkzeuge im Corporate Newsroom“ vom Mai 2026. Planungstools, die mehrere Zeithorizonte abbilden und mit der Themenarchitektur verknüpft sind, gelten dort als deutlich effizienter als Excel-Listen oder individuelle Kalender. Das ist Beratungserfahrung ohne veröffentlichte Zahlen und stammt aus dem Kontext von Corporate Newsrooms. Für euch heißt das: Prüft beim Umzug, ob das neue Werkzeug Themen über mehrere Zeithorizonte führt und nicht nur Termine verwaltet.
Was muss Software für Content-Produktion mit Rollen, Status und Approval-Prozess können?
Sieben Dinge: Rollen mit unterschiedlichen Rechten, ein Statusmodell je Inhaltstyp, Fristen mit Vertretung, Freigabe an einer benannten Fassung mit Verlauf, einen einfachen Zugang für Personen, die nur freigeben, hinterlegte Markensprache und eine Übergabe in Kanäle. Projektmanagement-Tools decken in der Regel die ersten drei vollständig ab, die übrigen teilweise oder über Zusatzwerkzeuge.
| Anforderung | Woran ihr sie im Test erkennt | Im PM-Tool typischerweise |
|---|---|---|
| Rollen und Rechte | Die Fachabteilung kann kommentieren, aber nicht veröffentlichen | gelöst |
| Statusmodell je Inhaltstyp | Social-Beitrag und Fachartikel durchlaufen unterschiedliche Stufen | gelöst über Projekte oder Vorlagen |
| Fristen und Vertretung | Jede Stufe hat ein Datum und eine zweite zuständige Person | Fristen und Regeln gelöst, Vertretung per Hand |
| Freigabe an einer Fassung | Ihr könnt nachweisen, welcher Text freigegeben wurde | teilweise, über Dateien und Anmerkungen |
| Zugang für Freigebende | Wer nur freigibt, findet sich ohne Schulung zurecht | je nach Werkzeug und Lizenzmodell |
| Hinterlegte Markensprache | Ein neuer Entwurf folgt den Vorgaben ohne Nachfrage | über verlinkte Dokumente |
| Übergabe in Kanäle und CMS | Der freigegebene Text kommt ohne Kopieren an | über Integrationen oder gar nicht |
Die Begriffe „Status“ und „Freigabe“ klingen in beiden Kategorien gleich und meinen Verschiedenes. Fragt in jeder Vorführung, worauf sich eine Freigabe bezieht: auf eine Aufgabe, auf eine Datei oder auf eine Fassung des Textes. Die Antwort sagt mehr über die Eignung für Content als jede Funktionsliste. Wie ihr die gesamte Auswahl strukturiert, von der Bedarfsklärung bis zur Shortlist, steht in Die passende KI Content Marketing Software finden.
Ein Punkt wird bei der Auswahl regelmäßig unterschätzt: die Personen, die nur freigeben. Fachabteilung, Recht und Geschäftsführung öffnen das Werkzeug wenige Male im Monat. Wenn sie dafür eine Schulung brauchen oder eine Lizenz fehlt, landet die Freigabe wieder im Postfach, und das beste Statusmodell verliert seinen Nutzen. Testet diesen Weg deshalb mit genau den Personen, die ihn später gehen.
Welche Zwischenwege gibt es zwischen Projektmanagement-Tool und Content-Plattform?
Zwei, die in der Praxis tragen: das vorhandene Projektmanagement-Tool mit guten Vorlagen ausbauen oder beide Werkzeuge mit klarer Arbeitsteilung verbinden. Der erste Weg verschiebt die Schwellen nach oben. Der zweite lässt Kampagnen- und Ressourcenplanung dort, wo sie heute läuft, und holt nur die Inhaltsarbeit in eine Plattform.
Zwischenweg 1: Projektmanagement-Tool plus Vorlagen. Die meisten Grenzen aus der Tabelle oben lassen sich nicht beseitigen, aber deutlich abmildern. Entscheidend sind vier Vorlagen, die jede neue Aufgabe automatisch mitbringt.
- Vorlage 1BriefingZiel, Zielgruppe, Kernaussage, Quellen und ein fester Link auf den Markenleitfaden. Wer ein Briefing ohne diese Felder anlegt, sieht es sofort.
- Vorlage 2Statusmodell je InhaltstypEin Social-Beitrag aus einem freigegebenen Kern braucht keine eigene Freigabestufe, ein Fachartikel mit Produktaussagen zwei. Legt dafür getrennte Abläufe an statt eines Einheitsboards.
- Vorlage 3FreigabeaufgabeFrist, benannte Vertretung, Prüfumfang und ein Link auf genau eine Fassung des Textes. Ältere Fassungen werden archiviert, nicht angehängt.
- Vorlage 4PrüfkriterienEine kurze Checkliste je Inhaltstyp, die vor der Freigabe abgearbeitet wird. Eine Vorlage dafür bietet Prüfkriterien für KI-Texte.
Zwischenweg 2: Integration mit klarer Arbeitsteilung. Viele Unternehmen steuern Kampagnen, Budgets und Ressourcen bereichsübergreifend in einem Projektmanagement-Tool. Diese Steuerung muss nicht umziehen. Tragfähig ist eine Arbeitsteilung: Die Plattform führt den Inhalt mit Text, Fassungen, Freigaben und Ausspielung, das Projektmanagement-Tool führt Termine und Abhängigkeiten auf Kampagnenebene. Verbunden werden beide über Schnittstellen oder Automatisierungsdienste, sodass ein Statuswechsel am Inhalt die Aufgabe im Projektmanagement-Tool fortschreibt. Was dabei technisch zu klären ist, beschreibt MCP oder API.
Legt bei Zwischenweg 2 schriftlich fest, welches System für welche Information führend ist: Termine im Projektmanagement-Tool, Textfassung und Freigabestatus in der Plattform. Ein Status, der in zwei Systemen von Hand gepflegt wird, ist nach wenigen Wochen in mindestens einem davon falsch.
Der Berater Robert Weller empfiehlt in seinem Fachbeitrag „Themenplan, Content-Plan, Redaktionsplan“ vom März 2026 einen Single Point of Truth: eine Datenbank mit mehreren Ansichten für die strategische, die taktische und die operative Planungsebene. Er warnt zudem vor einem Institutionalisierungsrisiko, wenn die Positionierung nur im Kopf einzelner Personen liegt und bei einem Personalwechsel verloren geht. Das ist eine Fachmeinung, keine Erhebung. Für euch heißt das: Auch wenn ihr zwei Systeme nutzt, braucht jede Information genau einen führenden Ort, aus dem sich alle anderen Ansichten speisen.
Wie testet ihr die Entscheidung, bevor ihr sie trefft?
Mit einem echten Beitrag, der in beiden Varianten den gesamten Weg geht: Briefing, Entwurf, Freigabe und Ausspielung in mindestens zwei Kanäle. Zählt dabei jede Kopie, jeden Wechsel zwischen Werkzeugen und die Kalendertage vom Briefing bis zur Veröffentlichung. Diese drei Zahlen entscheiden, nicht der Eindruck aus einer Vorführung.
- Schritt 1BriefingPrüft, ob Markensprache und Zielgruppe ohne Nachfrage greifen oder ob jemand sie aus einem anderen Dokument heraussuchen muss.
- Schritt 2EntwurfPrüft, ob die KI euren Kontext kennt und ob der Text am Vorgang liegt oder in einem weiteren Fenster entsteht.
- Schritt 3FreigabePrüft, ob Kommentare am Absatz möglich sind und ob ihr nachweisen könnt, welche Fassung freigegeben wurde.
- Schritt 4AusspielungPrüft, ob der Text ohne Kopieren ins CMS kommt und ob die Kanalfassungen mit dem freigegebenen Kern verbunden bleiben.
Rechnet die Differenz anschließend auf euer Jahresvolumen hoch. Ein Rechenbeispiel: Bei 40 Inhalten im Monat und 15 Minuten für Kopieren und Nachformatieren je Inhalt entstehen zehn Stunden im Monat, also 120 Stunden im Jahr, nur für die letzte Meile. Realistische Werte für die übrigen Prozessschritte stehen in Was spart ein Content-Workflow-Tool wirklich? Mit dem ROI-Rechner könnt ihr diese Rechnung mit euren eigenen Werten durchspielen. Wie ihr aus dem Test eine Einführung macht, die im Team ankommt, steht in Pilot und Rollout.
Fünf Fehler bei der Wahl zwischen Projektmanagement-Tool und Content-Plattform
- Funktionslisten statt Engpässe vergleichenBeide Kategorien haben Kalender, Status und Kommentare. Die Liste sagt nichts darüber, worauf sich eine Freigabe bezieht und wo der Text liegt.
- Das vorhandene Werkzeug nie richtig einrichtenWer Asana oder Notion ohne Vorlagen, Statusmodell und Prüfkriterien nutzt, testet nicht das Werkzeug, sondern das Fehlen von Struktur.
- Kanalfassungen nicht mitzählenDas Volumen wird nach Themen gezählt, der Aufwand entsteht je Fassung. So bleibt die tatsächliche Last unsichtbar.
- Die Freigebenden erst nach der Entscheidung fragenWer nur freigibt, entscheidet über die Akzeptanz. Testet den Freigabeweg mit den Personen, die ihn später nutzen.
- Zwei Systeme ohne führende Quelle betreibenWird der Status in beiden gepflegt, vertraut bald keinem mehr. Legt vorher fest, welches System für welche Information gilt.
In eigener Sache
Ich arbeite für contentbird, das in diesem Beitrag in der Kategorie Content-Plattformen genannt ist. Für contentbird gelten dieselben fünf Schwellen und derselbe Test mit einem echten Beitrag wie für jede andere Plattform. Liegen eure Werte unter den Schwellen, ist ein gut eingerichtetes Projektmanagement-Tool die wirtschaftlichere Wahl.
Selbstcheck: Habt ihr die Grundlage für die Toolentscheidung?
Setzt Haken bei allem, was auf euch zutrifft.
kurze Einordnung zur Frage, ob unser Projektmanagement-Tool für Content reicht:
Das Tool steuert Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zuverlässig. Der Aufwand entsteht bei uns aber zunehmend am Text selbst: Fassungen, Freigaben, Kanalableitungen und das Übertragen ins CMS laufen außerhalb und von Hand.
Vorschlag: Wir legen fünf Schwellen an unsere Zahlen an (Kanäle, Beteiligte, Freigabestufen, Volumen, Sprachen). Sind zwei oder mehr überschritten, testen wir einen echten Beitrag einmal im bestehenden Tool mit verbesserten Vorlagen und einmal in einer Content-Plattform.
Entscheidungsgrundlage sind drei Zahlen aus dem Test: Kopiervorgänge, Toolwechsel und Kalendertage vom Briefing bis zur Veröffentlichung. Der Aufwand für den Test liegt bei wenigen Tagen.
Fazit: Erst den Engpass benennen, dann das Werkzeug
Asana, Notion, Airtable und monday.com sind für Content-Teams keine Notlösung. Sie steuern Aufgaben, Fristen und Zuständigkeiten zuverlässig, bieten Kalender, Automatisierungen und teils Freigaben, und sie sind oft schon im Haus. Solange euer Engpass in der Koordination liegt, sind sie mit guten Vorlagen die wirtschaftlichere Wahl.
Eine Content-Plattform lohnt sich, wenn der Aufwand am Text entsteht: bei der Markensprache, bei Fassungen und Freigaben, bei Kanalfassungen, Sprachen und der Übergabe ins CMS. Ob ihr dort angekommen seid, zeigen fünf Schwellen und ein Test mit einem echten Beitrag. Wie Projektmanagement-Tool und Plattform im größeren Bild der Toolauswahl zusammenspielen, beschreibt Einzeltools oder Plattform.
Häufige Fragen
Kann Notion eine Content-Marketing-Plattform ersetzen?
Für kleine Teams mit wenigen Kanälen oft ja, weil Plan und Entwurf in Notion auf derselben Seite liegen können. Ab mehreren Freigabestufen, Sprachen und Kanalfassungen müsst ihr Freigabelogik, Markensprache und Ausspielung selbst bauen und dauerhaft pflegen. Dann ist dieser Pflegeaufwand der eigentliche Preis.
Reicht die Freigabefunktion von Asana für Content?
Für gestaltete Inhalte wie Grafiken, Anzeigen und PDFs oft ja. Asana bietet Freigaben als Aufgabentyp und Anmerkungen direkt an Bild- und PDF-Dateien, laut Asana-Hilfe in bestimmten bezahlten Tarifen. Für Fachtexte mit mehreren Überarbeitungsrunden fehlt der feste Bezug zur Textfassung, den ihr dann über Dateien und Namensregeln herstellen müsst.
Können wir Asana und eine Content-Plattform parallel nutzen?
Ja, und in größeren Organisationen ist das oft sinnvoll. Kampagnen, Budgets und Ressourcen bleiben im Projektmanagement-Tool, Text, Fassungen, Freigaben und Ausspielung laufen in der Plattform. Voraussetzung ist eine klare Regel, welches System für welche Information führend ist, und eine Verbindung über Schnittstellen statt doppelter Pflege.
Sind monday.com oder Airtable für Content besser geeignet als Asana?
Das hängt weniger am Werkzeug als an eurer Struktur. Airtable gibt die größte Freiheit beim Datenmodell und verlangt dafür den meisten eigenen Aufbau. monday.com bringt eine fertige Vorlage für den Content-Kalender mit und verweist für Freigaben mit Anmerkungen am Dokument auf die Zusatz-App PageProof. Die Grenzen am Text gelten für alle drei gleichermaßen.
Was kostet der Wechsel zu einer Content-Plattform?
Preise unterscheiden sich je nach Anbieter, Zahl der Nutzer und Modulen und ändern sich häufig, deshalb nennt dieser Beitrag keine. Rechnet stattdessen die Gegenseite: die Stunden für Kopieren, Abstimmung und Suchen je Inhalt, hochgerechnet auf euer Jahresvolumen. Mit dem ROI-Rechner geht das mit euren eigenen Zahlen.
Wo verliert euer Content-Prozess heute Zeit?
In 30 Minuten schauen wir gemeinsam darauf, wo euch heute unnötige Abstimmungen, manuelle Aufgaben, Toolwechsel oder wiederkehrende Content-Arbeit Zeit kosten.
Wir legen die fünf Schwellen an eure Zahlen an und klären, ob ihr euer vorhandenes Projektmanagement-Tool besser einrichtet oder eine Content-Plattform testen solltet.
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Dennis Gumprich
Dennis begleitet Marketing- und Kommunikationsteams bei der Frage, wie generative KI in bestehende Content-Prozesse passt, ohne Qualität, Markensprache und Freigaben zu untergraben. Schwerpunkte: Content Operations, AI Governance und Toolauswahl in Mittelstand und Konzern.
Transparenzhinweis: Dennis arbeitet für contentbird, einen Anbieter von KI-gestützter Content-Software. Produkterwähnungen sind im Beitrag gekennzeichnet. Mehr über Dennis · LinkedIn
Weiterlesen
Quellen
- Asana Help Center: Giving feedback and approvals. help.asana.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Asana: Rules, Workflow-Automatisierung. asana.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Asana: Editorial content calendar template. asana.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Asana: The three marketing roles we’re powering with AI Teammates. asana.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Notion Help Center: Calendar view databases. notion.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Notion: How to create a content calendar for your marketing team. notion.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Notion Help Center: What is Notion AI? sowie Notion AI for databases. notion.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Airtable Support: Interface element: Calendar. support.airtable.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Airtable Support: Getting started with Airtable automations. support.airtable.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- monday.com: Content calendar template. monday.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- monday.com: Simplify approval process. monday.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- monday.com Support: Status change automations. support.monday.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Atlassian Support: Trello Calendar view. support.atlassian.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Gartner: 2026 CMO Spend Survey, Pressemitteilung vom 11. Mai 2026, 401 befragte CMOs. gartner.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Cision: Inside PR 2026, Pressemitteilung über PR Newswire, rund 600 befragte PR-Fachleute in den USA und Großbritannien. prnewswire.com. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Nils Becker, Mediamoss: Die vier Werkzeuge im Corporate Newsroom, Blogbeitrag vom 21. Mai 2026: vier Werkzeuge (Konferenzen, Themenplanungstool, Content-Strategie, Planungsprozess), Konferenzen über mehrere Horizonte von Jahr bis zur täglichen Morgenlage; fehlt ein Werkzeug, werden Durchlaufzeiten und Abstimmungsschleifen länger; Planungstools mit mehreren Zeithorizonten und Verknüpfung zur Themenarchitektur gelten als deutlich effizienter als Excel-Listen oder individuelle Kalender. Eigenpublikation einer Beratung, Beratungserfahrung ohne Zahlen. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
- Robert Weller, Toushenne: Themenplan, Content-Plan, Redaktionsplan, Fachbeitrag vom 12. März 2026: drei Planungsebenen (strategisch, taktisch mit drei bis sechs Monaten einschließlich Überarbeitungen, Audits und Repurposing, operativ mit wenigen Wochen); Produktions-, Strategie- und Institutionalisierungsrisiko, letzteres wenn die Positionierung nur im Kopf einzelner Personen liegt; Empfehlung eines Single Point of Truth als eine Datenbank mit mehreren Ansichten. Meinungs- und Fachbeitrag eines unabhängigen Beraters, der contentbird als Projektreferenz nennt. Abgerufen am 31. Oktober 2026.
Entstehung dieses Beitrags
Dieser Beitrag ist unter Einsatz von KI entstanden. Struktur, Recherche und Formulierungsentwürfe wurden KI-gestützt erarbeitet. Fachliche Einordnung, Prüfung der Aussagen und die finale Fassung liegen bei Dennis Gumprich.
Zur Belastbarkeit der Aussagen
Belegt sind die Funktionsangaben zu Asana, Notion, Airtable, monday.com und Trello aus den Hilfe- und Produktseiten der Hersteller mit Stand 31. Oktober 2026 sowie die Zahlen von Gartner und Cision mit verlinkter Quelle, außerdem als Fachmeinungen die Einschätzung der Beratung Mediamoss zu Planungstools mit mehreren Zeithorizonten (Beratungserfahrung ohne Zahlen) und die Empfehlung eines Single Point of Truth von Robert Weller (Fachbeitrag eines unabhängigen Beraters, der contentbird als Projektreferenz nennt). Funktionen und Tarifzuordnungen ändern sich häufig, prüft sie im eigenen Test. Die fünf Schwellen, die Einordnungen in den Tabellen und der Test mit einem echten Beitrag sind Arbeitsmodelle aus der Beratungspraxis, keine erhobenen Messwerte. Das Rechenbeispiel zum Kopieraufwand beruht auf angenommenen Werten zur Veranschaulichung.
